El sistema VeriFactu o sistemas de emisión de facturas verificables, es una iniciativa de la Administración Tributaria Española en el marco de la Ley Antifraude de 2021, y se refiere a aquellos programas de facturación que validan facturas electrónicas y que permiten remitir de forma inmediata y automatizada los registros de facturación a Hacienda, sin que se puedan manipular posteriormente.

Este sistema cumple el Reglamento de la Ley Antifraude de la forma más sencilla, siendo la opción recomendada por la Agencia Tributaria.

Características del sistema

Este sistema garantiza los requisitos de la Ley Antifraude; integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros generados.
Se genera de forma inmediata un registro de facturación, por cada factura en el momento previo o de forma simultánea al que se emiten.
En las facturas se indica la expresión; “facturas expedidas por sistema Veri*factu” o “Veri*Factu” y cuentan con un código QR que identificará a las mismas.
Las facturas se encadenan entre sí, para facilitar la comprobación de que no han sido alteradas (eliminación o modificación total o parcial de datos).
Los registros de facturación se remiten a la AEAT a través de internet de forma instantánea.
Se registra todos los eventos que ocurran en el sistema Informático (SIF) para permitir la trazabilidad de la actividad.
Requiere conexión permanente a internet para asegurar el envío de los registros.

Datos que se envía a Hacienda

Número de identificación fiscal, nombre y apellidos o razón social completa, tanto de quien expide la factura como de la persona destinataria de la misma (de este último no sería necesario en el caso de facturas simplificadas).
Número y serie de la factura si procede, fecha de expedición de la misma, fecha de las operaciones que se documenten, o del pago anticipado.
Tipo de factura.
En caso de ser factura rectificativa o sustitutiva, se identifica las facturas a las que rectifican o sustituyen.
Descripción de las operaciones
Importes expresados en € y regímenes fiscales aplicados.
Si la operación es exenta del IVA, se debe indicar además de la causa de exención.
Código de identificación del sistema informático (SIF) y del registro del alta, así como la fecha, hora, minuto y segundo en que se genere el registro de facturación.

Ventajas del sistema

Tanto para quien emite como para quien recibe la factura, es una marca de confianza el saber que se encuentra al día de las obligaciones con Hacienda, pues se adapta al cumplimiento de la ley por parte de las empresas.

Al enviar la facturación de forma automática se facilita todas las gestiones contables, automatizando procesos y, reduciendo el trabajo diario al evitar posibles errores humanos.

La conservación de los registros de facturación es responsabilidad de la Agencia Tributaria, por lo que ante una perdida accidental de los datos por parte de la empresa, se podría recuperar al tener la copia en Hacienda.

Finalmente, es menos probable ser objeto de inspección por parte de la Agencia Tributaria, pues al contar con los registro de facturación, se centrarán en aquellas empresas que todavía no les remiten los registros de facturación.

Cuando entra en vigor

El sistema Verifactu es obligatorio a partir del 29/07/2025 para todos los fabricantes que comercialicen sistemas de facturación, a partir del 01/01/2026 para los contribuyentes que deban presentar el Impuesto de Sociedades y a partir del 01/07/2026 para el resto de empresas y autónomos.

A partir de estas fechas no se podrá utilizar software de facturación que no cumpla con la normativa Verifactu.

Consecuencias de no usar un software certificado

La sanción impuesta por la Agencia tributaria ante el uso de un software que no cumple con el reglamento de verifactu, es de 50.000€ por cada ejercicio económico en el que se haya usado dicho programa.

GESIONET

Nuestro Software estará adaptado a la normativa y certificado, ofreciéndote la modalidad Verifactu o No Verifactu, siendo el usuario el que decida qué sistema prefiere usar, Verifactu: enviar los registro a la AEAT de forma inmediata, continua y segura, o bien, NO Verifactu; guardarlos en el propio sistema informático, enviando los registro de facturación ante un requerimiento de Hacienda.

Además a nivel de usuario no cambiará la forma de uso, pues cada vez que se genera una factura, Gesionet generará un PDF con un código QR para el cliente, y se asignará un código de identificación único para cada factura, firmándose digitalmente, y en función del sistema a elegir, se enviará en formato XML a la Agencia Tributaria o no, siendo el proceso de emitir facturas casi idéntico al actual.

Principales medidas

Según el RD 8/2019, de 8 de marzo, las clínicas odontológicas están obligadas a registrar el control horario de sus empleados. Dicho registro debe conservarse un tiempo mínimo de cuatro años.

Nuevo límite de pagos en efectivo. Estos se reducen de 2.500 € a 1.000 € para operaciones entre negocios y particulares. Es importante entender que si un presupuesto o factura superan los 999 €, no se podrá pagar ninguna parte del mismo/a en efectivo, aunque dicho presupuesto suponga diversas sesiones de trabajo.

Prohibición de tenencia de software de doble uso (programas que permiten ocultar, manipular datos y/o llevar una doble contabilidad con la intención de evadir el pago de impuestos). Lo que se pretende es penalizar la mera tenencia (aunque no se use), y su producción, donde antes solo se sancionaba su uso.

Utilizar software debidamente certificado, que se acreditará mediante una Declaración Responsable por parte del fabricante, exigiendo que los programas de gestión garanticen en todo momento aspectos como la integridad, conservación, legibilidad, trazabilidad, accesibilidad e inalterabilidad de los datos.

Reforzar la obligación de emitir factura o justificante de todas las operaciones que se realicen, generando una anotación en el sistema firmada digitalmente que impida cualquier alteración, siendo accesible por parte de la AEAT cuando lo requiera o bien, contando con sistemas de emisión de facturas verificables o Veri*Factu, donde se llevará a cabo un registro de facturación y el envío del mismo a la Agencia Tributaria de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva e instantánea. Por tanto deja de ser efectiva la generación de facturas a mano o mediante hojas de Microsoft, puesto que no se puede garantizar el cumplimiento del reglamento. En ese sentido la corrección a anulación de los datos registrados se realizarán mediante un registro de facturación adicional, de forma que se conserven inalterables los datos originales.

El software deberá tener un Registro de Eventos, en el que se guardarán todas las interacciones, operaciones o sucesos durante su uso, y que se conservará hasta la prescripción de responsabilidades.

Cambiar la normativa para que los inspectores puedan seguir entrando por sorpresa en el domicilio de las empresas, para llevar a cabo inspecciones con indicios de fraude fiscal, exigiendo el acceso completo e inmediato, a donde residan los registros de facturación y eventos o a sus copias de seguridad.

Sanciones

– Las empresas usuarias de programas que no se adapten a la nueva normativa y/o presenten alguna anomalía, se verán expuestas a sanciones que podrán alcanzar los 50.000 € por cada ejercicio fiscal.

– Las empresas fabricantes o comercializadoras de software no adaptado a la ley serán sancionadas con 150.000 € por cada año de ventas. * El reglamento que establece los requisitos que deben cumplir los programas de facturación todavía está en fase de aprobación).

Fechas límite para adecuarse a la norma

Los fabricantes de software tienen 9 meses para adaptar su software a la nueva normativa, aunque el reglamento se actualizó el 12/2023 todavía no salió la Orden Ministerial, por lo que todavía no se contabilizan los 9 meses.

A los usuarios que utilicen programas de facturación o gestión, se le aplicará la nueva normativa previsiblemente a partir del 01/07/2025.

¿En qué consiste el sistema Verifactu?