Tienes que saber que en noviembre de 2023, el Comité Europeo de Protección de Datos (CEPD) emitió una normativa que prohíbe el fichaje laboral usando datos biométricos, es por ello que la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha limitado su uso, estableciendo unos requisitos más rigurosos y exigiendo a las clínicas odontológicas adaptarse a alternativas más respetuosas, primando la privacidad y seguridad de los datos de los empleados.
Obligación del Registro Horario en una clinica odontologica
Según el RD 8/2019, de 8 de marzo, las clínicas odontológicas están obligadas a registrar el control horario de sus empleados. Dicho registro debe conservarse un tiempo mínimo de cuatro años.
Para cumplir con todo esto, hasta hace poco una práctica común, era usar los sistemas biométricos, tanto por huella dactilar como por reconocimiento facial entre otros, para registrar las entradas y salidas de los trabajadores.
Es a partir de noviembre de 2023 cuando la AEPD, publicó la Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos, en la cual establece que el uso de datos biométricos de los empleados es “un tratamiento de alto riesgo de categorías especiales de datos”, por lo que recomienda utilizar otros sistemas menos invasivos, siguiendo el principio de “Minimización” del artículo 5.1.c del RGPD.
¿ Es válido y suficiente que el trabajador dé su consentimiento expreso?
El consentimiento expreso de los empleados de la clínica odontológica no es suficiente para levantar la prohibición de usar datos biométricos para el control de acceso, puesto que tiene que ser un acto voluntario y plenamente libre, la AEPD entiende que no hay una libertad plena en un contrato laboral, por el desequilibrio de poder que existe entre el trabajador y la empresa.
Sanciones por incumplir la normativa
Las clínicas odontológicas que utilicen sistemas biométricos para registrar el horario de su plantilla, pueden ser sancionadas bajo el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), y puede acarrear sanciones económicas de hasta los 20.000€.
De ahí la importancia de utilizar un método de fichaje y sistema de registro horario que permita cumplir con la legislación vigente.
Cómo cumplir la normativa
Existen distintas formas de registrar el horario de entrada y salida de los trabajadores de una clínica odontológica; hojas físicas de firma, hojas de cálculo excell, tarjetas personales, software de gestión que conlleve dicha funcionalidad..
En Gesionet nos hemos adaptado a la nueva normativa, ofreciendo nuestros dispositivos GESIONET PRESENCE BOX fabricados íntegramente por nuestro departamento de sistemas, que permiten registrar la jornada de los trabajadores mediante tecnología RFID, permitiendo a los mismos fichar sus entradas y salidas de forma extremadamente sencilla y automática, con la importante ventaja añadida que los datos obtenidos se trasladan directamente al software de gestión GESIONET para poder sacar los listados correspondientes.
