¿Quieres causar una buena impresión en tu negocio? La recepción de tu clínica dental, tanto el trato del personal como el diseño de la misma, es la primera toma de contacto de tus potenciales pacientes, por lo que debería ser el primer punto en tu estrategia para captar clientes y asegurar un futuro exitoso.
Estás de suerte, porque hemos decidido ayudarte en la recepción y logística de tu clínica dental. Sigue leyendo y apunta todas nuestras recomendaciones. ¿Preparado?
¿Qué es el protocolo de recepción de una clínica dental?
La recepción de una clínica dental es el primer contacto, la primera impresión y la primera fuente de información sobre este tipo de negocios en el sector, por lo que no es de extrañar que sea la piedra angular sobre la que se construya el resto de instalaciones de la empresa y la estrategia de marketing de la misma.
Este espacio se puede utilizar para captar la curiosidad y la necesidad de los posibles pacientes, y para ello es necesario tener en cuenta dos puntos: el trato al paciente en la clínica dental desde que entra por la puerta, y el diseño de las instalaciones para transmitir un ambiente limpio, cuidado y profesional.
¿Cómo debe ser la recepción del paciente en una clínica dental?
Para que tu potencial paciente se sienta cómodo una vez entre al negocio y tengas todas las cartas a tu favor para que se quede, deberás activar el protocolo de recepción en tu clínica dental justo en el momento en que se presente. Te damos algunas claves:
Primera toma de contacto
El primer paso para establecer una correcta recepción en tu clínica dental es que el personal administrativo sea amable y empático, dos cualidades necesarias para conectar con el futuro cliente y convencerlo de que eres exactamente lo que necesita.
Ofrécele todas las soluciones posibles a su problema y transmite que lo que requiere puede encontrarlo en tu negocio con los mejores profesionales y a condiciones que no encontrará en cualquier otro local. El mensaje del personal debe reflejar los valores de la empresa desde el principio.
Recogida de datos y ficha de paciente
Este paso debe hacerse con delicadeza, sin parecer demasiado intrusivo y siempre después de que el usuario haya mostrado interés en alguno de los servicios de la clínica. Es entonces cuando es necesario crear una ficha con todos sus datos sanitarios para demostrar que consideramos su caso al mínimo detalle.
Además, si conseguimos que el mismo acepte el permiso para utilizar esa información (por ejemplo, el correo electrónico), podremos realizar un seguimiento estratégico más tarde en caso de que cancele el compromiso con el negocio.
Zonas de espera y acomodación
¿Qué pasa si en ese momento la recepción de tu clínica dental está abarrotada, o el personal está ocupado con otros posibles clientes? En estos casos, será necesario contar con un área específica para que esperen mientras pueden atenderlos; un espacio con la acomodación necesaria y ocio (televisión o revistas).
Los clientes valoran este factor de forma ampliamente positiva, siempre y cuando esta sala esté correctamente ambientada.
Digitalización de procesos
La forma más óptima de conseguir que la información de los pacientes esté estructurada y las funciones del protocolo de recepción de tu clínica dental se mantengan controladas es contar con un sistema de administración digitalizado.
En este sentido, en Gesionet contamos con un software especializado en clínicas dentales con un amplio espectro de funciones, como planificación de citas, organización de facturas, diagnósticos, tratamientos y recetas electrónicas. De esta manera, si un paciente acude para pedir cita para una consulta, podrás solucionarlo rápidamente.
Consejos para el diseño de la recepción en una clínica dental
El diseño de la recepción de tu clínica dental también es importante para causar buena impresión. ¿No dicen que una imagen vale más que mil palabras? ¡Pues toda la razón! Te daremos algunas recomendaciones para mejorarla:
- Mantener tonalidades claras para transmitir sensación de limpieza y profesionalidad.
- Por el mismo motivo, utilizar colores blancos, crudos y madera.
- Utilizar elementos naturales para crear una experiencia acogedora y relajada.
- Iluminar los espacios con luz natural en la medida de lo posible.
- Dejar clara la profesionalidad del negocio; por ejemplo, mostrando los diplomas y certificados del personal sanitario o con carteles educativos sobre la salud bucodental.
- Instalar mobiliario moderno y equipos innovadores para dar la sensación de que nos encontramos en un entorno actualizado con las últimas tecnologías en el sector.
- Combinar todos los espacios de manera equilibrada pero mantenerlos separados para una mayor privacidad de los pacientes.
¿Te has quedado con todo? ¿A qué esperas para llevar la gestión y la recepción de tu clínica dental a un nivel profesional y efectivo? Desde Gesionet te ayudamos a que esto sea posible gracias a nuestro software especializado y a un equipo que realizará el mantenimiento mano a mano.
